Шляпа финансового управления приобрела сейчас в саентологических орга низациях огромное значение.

Управление финансами, как правило, осуществляется секретарём ассоциации, секретарём организации или казначеем, а в некоторых случаях, возможно, и начальником бухгалтерии. Но независимо от того, кто носит эту шляпу, управ ление финансами – это прямая ответственность секретаря ассоциации.

Цель этой шляпы – обеспечить платёжеспособность организации и её отде лений.

Эта шляпа существует как в обслуживающей организации, так и в ОХС, и в некоторых случаях её может носить один человек как для обслуживающей орга низации, так и для ОХС.

Основной принцип управления финансами прост. Доход должен превышать расходы.

Помимо прочих принципов управления финансами существуют следующие: нельзя тратить деньги до тех пор, пока вы их не получите. Никогда не прини майте обязательств по оплате счетов и не берите ничего в долг, если у вас нет денег, чтобы оплатить эти счета или вернуть этот долг. Рассматривайте ситуацию в перспективе и производите расчёты, которые позволят вам предсказать то, что произойдёт в будущем, и таким образом позволят обеспечить безопасность. За нимайтесь распространением как одержимые и зарабатывайте деньги быстро.

В каждой организации должен быть составлен бюджет, исходя из которого осуществляются приобретения и берутся обязательства по выплатам. Каждую неделю откладывают некоторую сумму денег на зарплату сотрудникам и на текущие производственные расходы, и брать что либо в долг можно только тогда, когда в вашем распоряжении есть деньги для оплаты этих долгов или вы знаете, что деньги для их оплаты поступят. Оставшиеся деньги используют для оплаты старых счетов и финансирования специальных проектов.

Рассчитать бюджет очень просто. Это делается так, как описано ниже:

Выберите 12 недель прошлого года с самым низким доходом (не обращайте внимания на недели с высоким доходом), сложите доход, полученный за эти 12 недель, и разделите на 12. Вы выясните среднюю величину низкого недельного дохода. И следовательно, взяв за основу эту цифру, можно будет с достаточной уверенностью составить бюджет.

Из этой средней величины низкого недельного дохода вычтите 10%, которые полагаются ОХС. Из этих 90% вычтите 45% (не из общего дохода). Из этих 45% вычтите 8% от цифры, составляющей 90% общего дохода. В результате вы получаете сумму, которой вы располагаете для оплаты расходов организации, связанных с выполнением производственных задач: аренды помещений, комму нальных услуг, запасов различных принадлежностей, оборудования и других расходов, в том числе рекламы.

Пример:

Исходя из этого мы видим, что все имеющиеся теперь в распоряжении средства бюджета должны покрывать расходы на арендную плату, различные приобретения, покупки в рассрочку, коммунальные услуги, пополнение запасов различных принадлежностей, покупку оборудования, бумаги, печать материалов и любые другие связанные со всем этим расходы.

Сумма, имеющаяся в распоряжении, составляет 66,60 фунтов в неделю. Подсчитывая размер сумм, которые составят 10%, причитающихся ОХС, и 8% специального фонда, вы берёте, конечно же, реальный валовой доход. Приве дённые выше цифры показывают доли, на которые делится бюджет, и это деление необходимо для того, чтобы определить сумму расходов. Когда бюджет составлен, его придерживаются. Приведённые выше 66,60 фунтов составляют ту сумму, которую вы фактически используете. И её не высчитывают каждый раз заново. Эта сумма идёт на оплату всех расходов, связанных с выполнением производственных задач. 10% ОХС, фонд заработной платы, 8% специального фонда – всё это высчитывается исходя из действительного недельного дохода, и деньги сразу же перечисляют на соответствующие счета.

В МАСХ Лондона возникли неприятности из за того, что было разрешено делать покупки и брать обязательства по оплате налево и направо без учёта размера дохода, а избавиться от этих неприятностей (хотя это и выглядит достаточно смешно, в итоге приводит к довольно серьёзным последствиям) пытались следующим образом: они оплачивали только те счета, на которые хватало средств, выделяемых на расходы. Конечно же, это был идиотский способ. Осуществлять контроль следует тогда, когда вы делаете приобретения и берёте в долг, а не тогда, когда оплачиваете счета. В результате проведения этой политики, когда я вновь стал использовать всеобъемлющее управление финан сами на уровне правления и ввёл в организации шляпу финансового управления, у нас было неоплаченных счетов на сумму в 18 000 фунтов, информация о которых скрывалась настолько, что в бухгалтерии даже не было сделано ни одной записи об этом. Эти счета, по видимому, просто выбрасывали в корзину для мусора. Вот один из методов, которым пользовались, чтобы «делать всё в соответствии с коммуникационными линиями»: после того как приобретение было сделано и товар доставлен, наскоро оформлялся заказ на приобретение, чтобы «все записи были полными». Так как бухгалтерия была не в состоянии оплатить поступивший счёт, там заботливо подшивали его и клали куда нибудь поглубже в шкаф, никого об этом не извещая.

Таким образом, управление финансами начинается с регулирования размера сумм, затрачиваемых на приобретения, и сумм денежных обязательств, которые берёт организация, строгого расчёта необходимого количества материалов и точных заказов на их приобретение, а также тщательного расчёта сумм, необхо димых для оплаты аренды помещений в будущем.

Мы здесь не в бирюльки играем. Наши расходы не должны превышать наш доход, иначе у нас вообще не будет никакой организации.

Что происходит с деньгами, которые остаются после того, как сумма, предусмотренная бюджетом на производственные расходы, истрачена? Есть несколько способов того, как их использовать, но будет лучше всего, если вы будете периодически тратить эти деньги на то, чтобы доукомплектовывать орга низацию оборудованием и запасами различных принадлежностей, приобретая такое их количество, на которое хватит имеющихся в наличии денег, и не покупая ни единой скрепки сверх того, что мы можем на эти деньги купить. Кроме того, эти деньги можно использовать для выполнения программ по широкомасштабной рекламе, а также на другие чрезвычайно важные нужды. Но если мы будем, составляя бюджет, выделять на расходы суммы, превышающие наш доход, будем тратить деньги, которыми мы не располагаем, и будем брать на себя обязательства, требующие выплаты денег, которых у нас нет и появления которых мы не можем ожидать в ближайшее время, то мы просуществуем недолго.

Таким образом, основной принцип, на котором строится управление финан сами, заключается в следующем: гарантировать существование организации в рамках экономических условий данного общества.

Однако при управлении финансами необходимо исходить из реальной ситуации. Если на различные расходы организации (оплату счетов, поступивших в последнее время, аренду помещений и так далее) в соответствии с бюджетом отводится 66 фунтов в неделю, организация должна тратить эти деньги, и не нужно пытаться сократить эту сумму. Организация рассчитывает на недели с высоким доходом лишь для того, чтобы обеспечить дополнительные фонды, средства из которых могут иногда понадобиться, скажем раз в полгода, чтобы купить то, в чём организация нуждается уже на протяжении длительного времени, или чтобы использовать их при осуществлении специальных проектов, чрезвычайно необходимых для распространения.

По словам других людей, очень сложно осуществлять хороший контроль в отношении денег. Лично я никогда не находил это сложным, но для многих людей это было так.

Если в организации разрешается тратить только определённую сумму денег, то расходы можно предсказать и не возникает никаких вопросов. Сумма, которая идёт на зарплату, меняется. Все другие суммы, которые идут на оплату счетов, перечисляются с главного счёта организации, но сумма, выделяемая на расходы, должна покрывать все расходы организации: аренду помещений, эксплуатацию оборудования и другие.

Управляющий финансами должен иметь очень, очень, очень твёрдый харак тер, он должен научиться говорить «нет, нет, нет, нет». На самом деле было бы очень хорошо, если бы он каждый день стоял перед зеркалом по десять пятнад цать минут и произносил слово «нет». Это было бы превосходным упражнением.

Очень важно, чтобы все вопросы, связанные с этой шляпой, были решены сразу же, и действия по управлению финансами необходимо внедрять безжалост но, иначе мы так и будем сталкиваться с различными финансовыми трудностями и у нас никогда не будет достаточно денег для проведения широкомасштабной рекламной кампании в лондонских «Таймс» или «Сэтэдей ивнинг пост» или для чего либо ещё. Более того, мы просто перестанем существовать, и некому будет дать такую рекламу.

Суммы, выделяемые на расходы в лондонской и вашингтонской организа циях, уже были установлены и опубликованы в исполнительной директиве, заверяемой секретарём, и они не подлежат изменению. Другие организации должны определить размер сумм, выделяемых на их расходы, в соответствии с тем, что описано выше.